Rollen im KI-Projekt: Wer im Unternehmen wofür verantwortlich ist

Wenn ein KI-Projekt scheitert, wird gern die Technik verantwortlich gemacht: das Modell zu ungenau, die Daten zu schlecht, der Anbieter zu langsam. Wer genauer hinsieht, findet die Ursache häufig woanders. Niemand hat entschieden, welche Fehlerquote akzeptabel ist. Niemand hat die Testdaten freigegeben. Niemand fühlt sich nach dem Go-live zuständig, wenn das System seltsame Antworten liefert. Das Projekt hatte einen Dienstleister, ein Budget und einen Zeitplan, aber keine klaren Rollen im KI-Projekt.

Das Muster ist verbreitet, weil KI-Vorhaben quer zu den gewohnten Zuständigkeiten liegen. Sie berühren einen Fachprozess, die IT-Infrastruktur, den Datenschutz und die Geschäftsstrategie gleichzeitig. Wenn nicht ausdrücklich festgelegt wird, wer was entscheidet, entscheidet am Ende der, der zufällig im Raum sitzt, und das ist oft der Externe mit dem geringsten Wissen über das Unternehmen.

Die Kernrollen im Überblick

Vier Rollen braucht praktisch jedes KI-Projekt, unabhängig von seiner Größe.

Der fachliche Auftraggeber ist die Person, der das Ergebnis gehört. Sie definiert, welches Problem gelöst werden soll, priorisiert Anforderungen und nimmt am Ende ab. Diese Rolle gehört in den Fachbereich, nicht in die IT, denn nur dort weiß jemand, welche Sonderfälle im Alltag wirklich vorkommen und welche Fehler teuer sind.

Der Datenverantwortliche kennt die Datenquellen des Unternehmens, ihre Qualität und ihre Grenzen. Er entscheidet, welche Daten das Projekt nutzen darf, stimmt sich mit Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat ab und sorgt dafür, dass Test- und Trainingsdaten repräsentativ sind. Ohne diese Rolle arbeitet der Dienstleister mit dem, was er zufällig bekommt.

Der technische Ansprechpartner verantwortet die Einbettung in die bestehende Landschaft: Schnittstellen, Zugriffsrechte, Hosting-Fragen, Sicherheitsanforderungen. In kleineren Unternehmen ist das oft ein externer IT-Betreuer, was funktioniert, solange die Rolle benannt ist.

Der Betriebsverantwortliche übernimmt nach dem Go-live. Er beobachtet, ob das System sich im Alltag bewährt, sammelt Fehlerfälle, entscheidet über kleinere Anpassungen und eskaliert, wenn sich das Verhalten verschlechtert. Diese Rolle wird am häufigsten vergessen, weil sie erst relevant wird, wenn das Projektteam sich schon aufgelöst hat. Ein KI-System ohne Betriebsverantwortlichen verwahrlost still.

Wenn eine Person mehrere Rollen trägt

In einem Unternehmen mit zwanzig Mitarbeitern wird niemand vier Personen für vier Rollen abstellen. Das ist auch nicht nötig. Rollen sind Zuständigkeiten, keine Stellen. Entscheidend ist, dass jede Rolle bewusst zugeordnet ist und dass zwei Kombinationen vermieden werden.

Gut kombinierbar sind fachlicher Auftraggeber und Betriebsverantwortlicher: Wer das System bestellt hat, hat ein natürliches Interesse daran, dass es im Betrieb funktioniert. Auch Datenverantwortlicher und technischer Ansprechpartner liegen oft sinnvoll in einer Hand.

Heikel ist es, wenn der fachliche Auftraggeber gleichzeitig der technische Ansprechpartner sein soll, denn dann prüft niemand die fachliche Brauchbarkeit unabhängig von der technischen Machbarkeit. Und problematisch ist es, wenn die Geschäftsführung alle Rollen formal bei sich behält, aber keine Zeit für sie hat. Eine Rolle, die niemand aktiv ausübt, ist schlimmer als eine offen unbesetzte, weil sie Zuständigkeit vortäuscht.

Was nie allein beim Dienstleister liegen darf

Ein guter Dienstleister nimmt dem Unternehmen viel ab: Architektur, Umsetzung, Modellwahl, technische Details. Einige Entscheidungen darf er aber nicht allein treffen, weil ihre Konsequenzen das Unternehmen trägt.

• Akzeptable Fehler: Welche Fehlerarten sind tolerierbar und welche nicht. Das ist eine Geschäftsentscheidung, keine technische.
• Datennutzung: Welche Daten verwendet werden, wo sie verarbeitet werden und was mit ihnen nach Projektende geschieht.
• Grad der Automatisierung: Ob das System Entscheidungen selbst trifft oder nur vorschlägt und ein Mensch freigibt.
• Abnahme: Ob das Ergebnis gut genug für den Echtbetrieb ist. Wer den Dienstleister sich selbst abnehmen lässt, hat die Kontrolle abgegeben.

Diese Punkte gehören schriftlich festgehalten, bevor die Umsetzung beginnt. Nicht aus Misstrauen, sondern weil sie im Projektalltag sonst beiläufig und implizit entschieden werden.

Eine einfache Verantwortungsmatrix

Für die meisten Vorhaben genügt eine Tabelle auf einer Seite, die für jede wichtige Entscheidung festhält, wer sie trifft und wer mitwirkt. Ein Ausschnitt kann so aussehen:

Entscheidung	Entscheidet	Wirkt mit
Zieldefinition und Priorisierung	Fachlicher Auftraggeber	Geschäftsführung
Freigabe der Datennutzung	Datenverantwortlicher	Datenschutz, Dienstleister
Technische Architektur	Dienstleister	Technischer Ansprechpartner
Abnahme vor Go-live	Fachlicher Auftraggeber	Betriebsverantwortlicher
Änderungen im laufenden Betrieb	Betriebsverantwortlicher	Fachlicher Auftraggeber

Der Wert dieser Matrix liegt weniger im Dokument als im Gespräch, das zu ihr führt. Spätestens beim Ausfüllen zeigt sich, welche Zuständigkeit bisher niemand bedacht hat. Und wenn im Projekt später eine Frage auftaucht, gibt es eine Adresse dafür statt einer Diskussion darüber, wer eigentlich zuständig wäre.

Fazit

KI-Projekte scheitern selten daran, dass die Technik nicht funktioniert, und oft daran, dass niemand die Entscheidungen trifft, die die Technik dem Unternehmen nicht abnehmen kann. Vier Rollen decken das Nötige ab: fachlicher Auftraggeber, Datenverantwortlicher, technischer Ansprechpartner und Betriebsverantwortlicher nach Go-live. Kleine Unternehmen bündeln sie in wenigen Köpfen, solange die Zuordnung bewusst geschieht und die Abnahme nicht beim Dienstleister landet. Eine einseitige Verantwortungsmatrix vor Projektstart kostet einen Nachmittag. Die ungeklärte Zuständigkeit, die sie verhindert, kostet erfahrungsgemäß deutlich mehr.