Make or Buy bei KI: Entscheidungshilfe für KMU in Österreich

Ein Produktionsbetrieb will Angebotsanfragen schneller beantworten, ein Steuerbüro will Belege automatisch vorerfassen, ein Händler will Produkttexte effizienter pflegen. Für fast jeden dieser Fälle gibt es inzwischen fertige KI-Produkte zur Lizenzierung, spezialisierte Dienstleister für Individualentwicklung und die Option, mit eigenen Leuten etwas zu bauen. Die Frage Make or Buy bei KI stellt sich für KMU damit früher und schärfer als bei klassischer Software, denn die Angebotslage ändert sich schnell und die Preisspannen sind enorm.

Die reflexhafte Antwort lautet oft: kaufen, weil billiger und schneller. Die zweite reflexhafte Antwort, meist nach einer enttäuschenden Produktdemo: entwickeln lassen, weil nichts richtig passt. Beide Reflexe führen regelmäßig in teure Sackgassen, weil sie die Entscheidung an der falschen Stelle festmachen, nämlich am ersten Eindruck statt an den Eigenschaften des eigenen Prozesses.

Vier Kriterien für die Entscheidung

Die Entscheidung lässt sich an vier Fragen festmachen, die jedes Unternehmen ohne KI-Vorwissen beantworten kann.

• Prozess-Eigenheit: Ist der Prozess bei uns im Kern so wie bei tausend anderen Unternehmen, oder liegt in seiner Besonderheit ein Teil unseres Wettbewerbsvorteils. Standardprozesse sprechen für Kauf. Prozesse, die das Unternehmen ausmachen, rechtfertigen eher eine eigene Lösung, denn ein Standardprodukt zwingt den Prozess in seine Form.
• Datenhoheit: Welche Daten fließen durch das System, und was darf mit ihnen geschehen. Wer sensible Kunden- oder Konstruktionsdaten verarbeitet, muss bei Fertigprodukten genau prüfen, wo verarbeitet wird und was der Anbieter mit den Daten tut. Eine eigene Lösung gibt hier mehr Kontrolle, verlangt aber auch, diese Kontrolle tatsächlich auszuüben.
• Laufende Kosten: Fertigprodukte kosten pro Nutzer oder pro Vorgang, dauerhaft und mit Preisänderungsrisiko. Individualentwicklung kostet vorne viel und danach Wartung plus Modellkosten. Die ehrliche Rechnung vergleicht beide Wege über drei bis fünf Jahre, nicht über das erste Jahr.
• Interne Wartbarkeit: Wer pflegt die Lösung, wenn sie läuft. Ein KMU ohne technisches Personal sollte nichts betreiben, das niemand im Haus oder kein verlässlicher Partner warten kann. Diese Frage disqualifiziert die interne Eigenentwicklung häufiger als jede andere.

Kaufen: schnell startklar, begrenzt formbar

Der Kauf eines fertigen KI-Produkts ist der richtige Weg, wenn der Prozess gewöhnlich ist und das Produkt ihn nachweislich abdeckt. Die Stärken liegen auf der Hand: sofort einsatzbereit, kalkulierbare Einstiegskosten, Weiterentwicklung durch den Anbieter.

Die Schwächen zeigen sich später. Das Produkt entwickelt sich entlang der Bedürfnisse aller Kunden, nicht entlang der eigenen. Sonderfälle, die im eigenen Betrieb wichtig sind, bleiben unbedient, und der Prozess passt sich schleichend dem Werkzeug an statt umgekehrt. Dazu kommt die Abhängigkeit: Preiserhöhungen, Funktionsänderungen oder die Einstellung des Produkts treffen das Unternehmen ohne Gegenwehr. Wer kauft, sollte deshalb vor allem eines prüfen: Wie kommen die eigenen Daten wieder heraus, falls man den Anbieter wechseln will.

Entwickeln lassen: passgenau, aber mit Verantwortung

Individualentwicklung lohnt sich, wenn der Prozess wirklich eigen ist und der Nutzen groß genug, um die höheren Anfangskosten zu tragen. Das Ergebnis gehört dem Unternehmen, bildet die eigenen Sonderfälle ab und wächst mit den eigenen Anforderungen.

Der Preis dafür ist Verantwortung. Eine individuelle Lösung braucht nach dem Go-live jemanden, der sie betreut: Fehler beobachten, Modellwechsel nachziehen, Anpassungen beauftragen. Wer glaubt, ein individuelles KI-System sei nach der Abnahme fertig, wiederholt einen Irrtum, der schon bei klassischer Individualsoftware teuer war, bei KI aber schneller schmerzt, weil sich die Modelllandschaft laufend bewegt. Ohne einen Wartungsvertrag oder eine interne Zuständigkeit sollte kein KMU diesen Weg gehen.

Der übersehene Mittelweg: Standardbausteine plus schmale Individualschicht

Zwischen den beiden Polen liegt ein Weg, der in der Praxis oft der beste ist und in Entscheidungsvorlagen selten auftaucht: Standardbausteine kombinieren und nur die dünne Schicht selbst bauen lassen, die den eigenen Prozess ausmacht. Die Sprachmodelle selbst, die Dokumentenverarbeitung, die Suchtechnik sind heute zuverlässige Bausteine, die niemand neu erfinden muss. Individuell ist dann nur noch die Logik dazwischen: die eigenen Regeln, die eigenen Beispielfälle, die Anbindung an die vorhandenen Systeme.

Dieser Mittelweg verbindet die Reife der Bausteine mit der Passung einer eigenen Lösung, und er hält die individuelle Codebasis klein, was Wartung und spätere Wechsel erleichtert. Er verlangt allerdings einen Dienstleister, der so denkt, statt entweder sein Fertigprodukt oder ein Großprojekt zu verkaufen. Eine gute Prüffrage im Anbietergespräch lautet daher: Welche bestehenden Bausteine würden Sie verwenden, und was genau würden Sie individuell bauen.

Versteckte Kosten und die Frage der Umkehrbarkeit

Auf beiden Wegen lauern Kosten, die in keinem Angebot stehen. Beim Kauf: der interne Aufwand für Einführung und Schulung, die Anpassung des Prozesses an das Produkt, die Gebühren für Schnittstellen und der Aufwand eines späteren Anbieterwechsels. Bei der Entwicklung: die Zeit der eigenen Fachleute für Beispieldaten und Abnahmen, die laufenden Modell- und Betriebskosten und die Abhängigkeit vom Wissen des Dienstleisters, wenn nichts dokumentiert ist.

Bleibt die Frage, ob man später umsteuern kann. Die Antwort ist meist ja, aber asymmetrisch. Der Wechsel vom gekauften Produkt zur eigenen Lösung ist gut machbar, wenn die eigenen Daten exportierbar sind, und die Erfahrung mit dem Produkt liefert dann sogar ein präzises Anforderungsdokument. Der umgekehrte Weg ist ebenfalls möglich, schmerzt aber mehr, weil die Investition in die Eigenentwicklung abgeschrieben wird. Wer unsicher ist, startet deshalb besser mit dem reversibleren Schritt und achtet von Anfang an darauf, Daten und Prozesswissen im eigenen Haus zu halten.

Fazit

Make or Buy bei KI ist keine Glaubensfrage, sondern eine Prüfung des eigenen Prozesses: Wie eigen ist er, wie sensibel sind die Daten, was kosten beide Wege über mehrere Jahre und wer wartet die Lösung danach. Standardprozesse gehören in Standardprodukte, prägende Prozesse rechtfertigen Individualität, und dazwischen liegt der oft beste Weg aus reifen Bausteinen mit schmaler Individualschicht. Wer die versteckten Kosten beider Seiten einrechnet und auf Umkehrbarkeit achtet, kann sich sogar einen Irrtum leisten. Nur die Entscheidung aus dem Reflex heraus kann sich niemand leisten.