AI in der Steuerberatung: Verschwiegenheit, Berufsrecht, Praxis

Kaum ein Berufsstand arbeitet mit so schutzbedürftigen Informationen wie die Steuerberatung. Mandanten legen Vermögensverhältnisse, Unternehmenszahlen und familiäre Konstellationen offen, weil sie darauf vertrauen können, dass nichts davon die Kanzlei verlässt. Dieses Vertrauen ist keine Nebenbedingung des Geschäfts. Es ist das Geschäft.

Zugleich verspricht AI Entlastung bei genau den Tätigkeiten, die Kanzleien im Alltag binden: Belege sichten, Schriftverkehr entwerfen, Fachtexte durchsuchen, Unterlagen strukturieren. Die Frage lautet deshalb nicht, ob AI in der Steuerberatung ankommt, sondern wie sie so eingesetzt wird, dass die Verschwiegenheit nicht als Hindernis behandelt wird, sondern als Konstruktionsvorgabe. In der Praxis zeigt sich: Kanzleien, die diese Reihenfolge einhalten, kommen schneller zu nutzbaren Ergebnissen als jene, die zuerst Werkzeuge einführen und danach über Vertraulichkeit nachdenken.

Verschwiegenheit als Fundament, nicht als Fußnote

Die berufliche Verschwiegenheitspflicht schützt das Vertrauensverhältnis zwischen Berater und Mandant. Sie gilt umfassend und unabhängig vom Medium. Ob eine Information in einem Aktenvermerk auf Papier, in der Kanzleisoftware oder in der Eingabe eines AI-Dienstes steht, ändert nichts an der Pflicht, wohl aber am Risiko und an den nötigen Vorkehrungen.

Daraus folgt eine einfache, aber weitreichende Regel: Jedes Werkzeug, das Mandantendaten verarbeitet, ist Teil der Vertraulichkeitskette der Kanzlei. Es muss denselben Maßstäben genügen wie die Kanzleisoftware oder das Dokumentenmanagement. Ein AI-Dienst ist in dieser Hinsicht nichts Besonderes, aber eben auch nichts Harmloseres.

Was das für Cloud und AI konkret bedeutet

Wer einen AI-Dienst mit Mandantenbezug einsetzen will, muss drei Fragen beantworten können:

• Wer verarbeitet die Daten? Der Anbieter, dessen Subunternehmer, deren Standorte. Die vertragliche Grundlage dafür ist eine saubere Auftragsverarbeitung mit klaren Pflichten.
• Was geschieht mit den Eingaben? Entscheidend ist die schriftliche Zusicherung, dass Eingaben nicht zum Training der Modelle verwendet werden und nach definierten Fristen gelöscht sind.
• Wo und wie lange liegen die Daten? Speicherort, Aufbewahrungsdauer und Zugriffskontrollen gehören dokumentiert, bevor der erste Mandantenfall in das Werkzeug wandert.

Der eigentliche Risikofall ist dabei selten der geprüfte Kanzlei-Account. Es ist das private Konto eines Mitarbeiters bei einem Consumer-Dienst, in das abends schnell ein Bescheid kopiert wird, weil die Kanzlei keine freigegebene Alternative anbietet. Diese stille Nutzung entsteht überall dort, wo Verbote ohne Angebote ausgesprochen werden.

Datenminimierung und Anonymisierung

Die wirksamste Schutzmaßnahme liegt vor dem Werkzeug: die Frage, was das Modell überhaupt wissen muss. Für die meisten Aufgaben reicht der Sachverhalt ohne Identität. Ein Schreiben lässt sich entwerfen, ohne dass der Dienst den Mandantennamen kennt. Eine Recherchefrage lässt sich abstrakt formulieren, ohne Zahlen aus dem konkreten Fall.

Zwei Techniken haben sich bewährt:

• Pseudonymisierung: Namen, Firmenbezeichnungen und Kennungen werden vor der Eingabe durch Platzhalter ersetzt und erst im fertigen Ergebnis wieder eingesetzt. Das lässt sich manuell disziplinieren oder technisch über eine vorgeschaltete Komponente erzwingen.
• Abstraktion: Statt des echten Falls wird ein strukturgleicher, fiktiver Fall beschrieben. Das genügt für Recherche und Argumentationsaufbau häufig vollständig.

Ehrlich bleiben muss man bei den Grenzen: Bei kleinen Mandaten oder ungewöhnlichen Konstellationen kann schon der Kontext eine Person erkennbar machen, auch ohne Namen. Die Faustregel lautet daher: so viel Kontext wie nötig, so wenig Identität wie möglich, und im Zweifel gar kein Mandantenbezug.

Interne Richtlinien statt stillschweigender Duldung

Viele Kanzleien befinden sich in einem Zustand der unklaren Duldung: AI wird genutzt, aber niemand hat festgelegt, wie. Das ist die schlechteste aller Varianten, weil sie das Risiko trägt, ohne den Nutzen zu steuern.

Eine brauchbare Richtlinie ist kurz und konkret. Sie beantwortet vier Fragen: Welche Dienste sind freigegeben. Welche Daten dürfen niemals eingegeben werden. Wie ist mit Ergebnissen umzugehen, insbesondere mit der Pflicht zur fachlichen Prüfung vor jeder Verwendung. Und an wen wenden sich Mitarbeitende mit Fragen oder neuen Anwendungsideen. Eine Seite genügt dafür in der Regel. Wichtiger als der Umfang ist, dass die Richtlinie mit einer freigegebenen, tauglichen Alternative einhergeht. Eine Richtlinie ohne Angebot erzeugt genau die Schattennutzung, die sie verhindern soll.

Sinnvolle erste Anwendungsfälle

Der Einstieg gelingt dort, wo der Routineanteil hoch und die Vertraulichkeitstiefe gering ist:

• Recherche und Zusammenfassung von Fachtexten, Erlässen und Literatur ohne Mandantenbezug
• Entwürfe für Standardschreiben und Textbausteine, die vor Versand fachlich geprüft werden
• Strukturierung und Vorsortierung von Unterlagen innerhalb der kontrollierten Kanzleiumgebung
• Vorbereitung von Besprechungen: Fragenlisten, Checklisten, Gliederungen

Gemeinsam ist diesen Fällen ein Muster: Das Werkzeug liefert einen Entwurf oder eine Struktur, ein Mensch prüft und verantwortet das Ergebnis. Wer mit diesen Fällen beginnt, baut Erfahrung und Urteilsvermögen auf, bevor sensiblere Anwendungen zur Diskussion stehen.

Fazit

AI in der Steuerberatung ist kein Widerspruch zur Verschwiegenheit, aber sie verlangt, die Verschwiegenheit von Anfang an mitzubauen. Die Reihenfolge ist entscheidend: erst die Vertraulichkeitskette klären, dann Datenminimierung als Standard verankern, dann mit einer kurzen Richtlinie und freigegebenen Werkzeugen den Rahmen setzen, und schließlich mit Anwendungsfällen beginnen, in denen der Mensch das Ergebnis prüft. Kanzleien, die so vorgehen, gewinnen beides: die Entlastung durch die Technik und das Vertrauen, von dem ihr Beruf lebt.