Datenmigration von Akten: Altbestände sauber ins neue Kanzleisystem übernehmen

Beim Umstieg auf eine neue Kanzleisoftware richtet sich die Aufmerksamkeit meist auf das neue System: Funktionen, Oberfläche, Schulung. Das eigentliche Risiko liegt aber woanders. In der Datenmigration entscheidet sich, ob die Kanzlei am ersten Tag im neuen System arbeitsfähig ist, ob Fristen vollständig ankommen und ob eine zehn Jahre alte Akte auch in fünf Jahren noch auffindbar und lesbar ist.

Der Datenbestand einer Kanzlei ist dabei unangenehmer, als er auf den ersten Blick wirkt. Er ist über Jahre gewachsen, oft über mehrere Systemgenerationen hinweg, mit unterschiedlichen Ablagekonventionen je nach Ära und Sekretariat. Es gibt Akten mit sauberer Struktur und Akten, deren Dokumente im Dateisystem neben dem System liegen. Es gibt Doubletten, verwaiste Einträge und Beteiligte, die dreimal mit unterschiedlicher Schreibweise angelegt wurden. Wer diesen Bestand unbesehen in ein neues System kippt, migriert nicht seine Akten, sondern seine Altlasten.

Bestandsanalyse und Bereinigung vor der Migration

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsanalyse: Welche Datenarten existieren, in welcher Menge und in welchem Zustand. Typischerweise gehören dazu Akten mit Stammdaten, Beteiligte und Adressen, Dokumente samt Versionen, Fristen und Termine, Leistungserfassung und offene Posten, Buchhaltungsdaten sowie die Historie, also wer wann was an einer Akte getan hat. Für jede Datenart ist zu klären, wo sie liegt, wie sie exportiert werden kann und wie verlässlich sie ist.

Auf die Analyse folgt die Bereinigung, und zwar im Altsystem, vor der Migration. Doubletten bei Beteiligten zusammenführen, offensichtlich fehlerhafte Einträge korrigieren, verwaiste Dokumente ihren Akten zuordnen. Diese Arbeit ist mühsam und wird gern auf später verschoben. Später heißt aber: im neuen System, mit neuen Werkzeugen, ohne das Wissen der Personen, die die Altdaten noch einordnen können. Eine Bereinigung vor der Migration ist fast immer billiger als danach. Zugleich ist der Umstieg der richtige Zeitpunkt, um Aufbewahrung und Löschung zu ordnen: Was aufbewahrt werden muss, wird geordnet übernommen oder archiviert. Was gelöscht werden darf und soll, wird dokumentiert gelöscht statt mitgeschleppt.

Mapping: alte Strukturen auf das neue System übersetzen

Kein neues System ist strukturgleich mit dem alten. Aktenzeichenlogik, Rechtsgebietskataloge, Beteiligtenrollen, Dokumentkategorien und Fristentypen unterscheiden sich, manchmal subtil. Das Mapping legt fest, wie jedes Feld und jeder Katalogwert des Altsystems im Neusystem abgebildet wird, und es ist der Schritt, in dem die meisten inhaltlichen Fehler entstehen.

Drei Regeln haben sich bewährt. Erstens: Das Mapping ist Fachaufgabe und Technikaufgabe zugleich. Ob eine alte Fristart der neuen Kategorie mit oder ohne Vorfrist entspricht, kann nur jemand entscheiden, der die Kanzleipraxis kennt. Zweitens: Kein Feld fällt stillschweigend weg. Für jedes Altfeld wird entschieden und dokumentiert, ob es übernommen, umgewandelt oder bewusst verworfen wird. Drittens: Sonderfälle werden gelistet statt ignoriert. Jeder Bestand enthält Konstellationen, die in kein Schema passen, etwa Sammelakten oder historische Nummernkreise. Diese Liste ist Verhandlungsgrundlage mit dem Anbieter und später Prüfgrundlage bei der Abnahme.

Altakten und Archivbestände: nicht alles muss ins neue System

Eine Entscheidung mit großem Einfluss auf Aufwand und Ergebnis ist der Umgang mit geschlossenen Akten. Die Maximalvariante, alle Altakten vollwertig zu migrieren, ist teuer und bläht das neue System mit Beständen auf, die selten gebraucht werden. Die Minimalvariante, nur laufende Akten zu übernehmen, reißt die Historie ab und macht Altrecherchen zur Suche in zwei Welten.

In der Praxis bewährt sich meist ein Mittelweg: Laufende Akten werden vollständig migriert. Geschlossene Akten der letzten Jahre werden mit Stammdaten und Dokumenten übernommen, aber als Archivbestand gekennzeichnet. Ältere Bestände wandern in ein durchsuchbares Archiv außerhalb des Produktivsystems, mit dokumentiertem Zugriffsweg. Entscheidend ist, dass die Grenzen bewusst gezogen und festgehalten werden, einschließlich der Frage, wie lange das Altsystem noch lesend verfügbar bleibt und wann es endgültig abgeschaltet wird.

Testmigration mit Abnahmekriterien

Keine Migration geht ohne Probelauf in den Echtbetrieb. Die Testmigration überführt den vollständigen Bestand in eine Testumgebung des neuen Systems, und dann wird geprüft, und zwar gegen vorher definierte Abnahmekriterien, nicht nach Gefühl.

Sinnvolle Kriterien arbeiten auf zwei Ebenen. Auf der Mengenebene: Stimmen die Zahlen der Akten, Dokumente, Beteiligten und Fristen zwischen Alt- und Neusystem überein, und sind Abweichungen erklärbar und dokumentiert. Auf der Stichprobenebene: Eine definierte Auswahl von Akten wird inhaltlich verglichen, darunter bewusst alte, große und ungewöhnliche Akten, nicht nur freundliche Standardfälle. Fristen verdienen die strengste Prüfung, im Zweifel den vollständigen Abgleich, denn hier wiegt jeder Einzelfehler schwer. Gefundene Fehler führen zu Korrekturen am Mapping oder an den Werkzeugen, danach folgt ein weiterer Testlauf. Erst wenn ein Lauf die Kriterien erfüllt, wird der Stichtag angesetzt.

Der Stichtag und der Rückfallplan

Für den Stichtag hat sich ein einfaches Muster bewährt: Das Altsystem wird eingefroren, der finale Datenstand wird migriert, die Abnahmeprüfung läuft in verkürzter Form erneut, dann wird das neue System freigegeben. Zwischen Einfrieren und Freigabe liegt ein Zeitfenster, meist ein Wochenende, und für dieses Fenster braucht die Kanzlei geregelte Notverfahren, mindestens für Fristen und dringende Zugriffe.

Der Rückfallplan beantwortet die unangenehme Frage vorab: Was passiert, wenn die finale Migration scheitert oder die Prüfung durchfällt. Die Antwort muss vor dem Stichtag feststehen: Das Altsystem bleibt bis zur erfolgreichen Abnahme vollständig betriebsbereit, niemand erfasst vorher produktiv im neuen System, und es gibt eine benannte Person, die die Entscheidung über Freigabe oder Rückfall trifft. Ein Rückfall, der geordnet abläuft, ist kein Scheitern, sondern der Beweis, dass das Projekt beherrscht wird.

Fazit

Eine Aktenmigration gelingt nicht am Stichtag, sondern in den Monaten davor. Die Reihenfolge ist immer dieselbe: den Bestand analysieren und im Altsystem bereinigen, das Mapping als gemeinsame Fach- und Technikarbeit dokumentieren, für Altakten eine bewusste Archivstrategie festlegen, die Testmigration gegen definierte Abnahmekriterien fahren und den Stichtag mit eingefrorenem Altsystem und klarem Rückfallplan durchziehen. Wer so vorgeht, übernimmt nicht nur Daten, sondern erhält das, worauf es ankommt: eine vollständige, nachvollziehbare und weiter belastbare Aktenhistorie im neuen System.